5 mooie KPI’s alstublieft…

Het komt regelmatig voor dat ik de vraag krijg: “welke prestatie indicatoren (KPI’s) heb je voor ons?”. Meestal is het meer dan deze vraag alleen en ontstaat het uit eerdere initiatieven om KPI’s te bepalen. Maar hoe bepaal je nu goede KPI’s?

Zo zijn er die KPI’s bepalen door een brainstorm sessie te organiseren. Het nadeel van deze aanpak is dat er meestal veel te veel KPI’s uit komen en dat ook veel van KPI’s niet (goed) meetbaar zijn.

Anderen worden geleid door benchmarking. Er worden KPI’s overgenomen van anderen om zo te kunnen vergelijken (“hoe goed doen we het vergeleken met…?”). Jammer dat we daar eigenlijk de prestatie van andermans strategie meten en dat eenduidige definities van de KPI’s missen.

Dan is er altijd nog de mogelijkheid om de KPI’s te bepalen aan de hand van beschikbare gegevens in de organisatie. Alleen krijg je hiermee meestal niet de KPI’s die je echt nodig hebt.

Wat werkt er dan wel? Begin eerst met het kijken naar de doelen en afgeleide strategieën. Uiteindelijk is het de bedoeling dat de KPI’s een indruk geven waar we staan in het bereiken van onze doelen en hoe goed de strategieën werken. Dit klinkt als een triviale stap, maar helaas wordt deze regelmatig overgeslagen.

Verder is het zo dat deze aanpak er voor zorgt dat doelstellingen en strategieën kritisch beoordeeld worden. Dit kan ook betekenen dat deze aangepast moeten worden.

Dit artikel is gebaseerd op Stacey Barr’s Performance Measure Blueprint training programma. In dit programma geeft ze praktische tips over hoe KPI’s succesvol afgeleid moeten worden. En misschien nog belangrijker: hoe ze geaccepteerd te krijgen door alle betrokkenen. Mocht je de kans hebben om deel te nemen aan haar training programma, aarzel dan niet. Voor de rest van ons die niet even naar Australië kunnen vliegen: er is ook een CD versie van de training beschikbaar op haar site: http://www.staceybarr.com/

Effectieve presentatie is niet van belang

Aan mij de eer om de aftrap te geven voor het Nova Silva Blog. Maar ook mijn collega’s zullen regelmatig hun bijdragen aan dit blog leveren. Alles wat ons bezig houdt kan u hier tegen komen, ieder vanuit zijn persoonlijke visie. Dus begin ik vandaag met een van de zaken waar ik me binnen Nova Silva veelvuldig druk over maak: effectief rapporteren.

In al die jaren (inmiddels al 16 jaar) dat ik actief ben binnen DSS/BI/etc zie ik nog steeds weinig tot geen aandacht voor het effectief presenteren van resultaten. Tot een paar jaar terug had ik er zelf ook nog niet zo bij stil gestaan. Zoals gebruikelijk in de IT zijn we allemaal heel druk met de technologie en heeft de uiteindelijke presentatie niet veel aandacht.

We stoppen al onze tijd in het goed krijgen van de gegevens door het toepassen van verschillende modellering methoden en technieken (DWH, Data Vault, data lineage, data quality, meta data, etc), en aan het einde plakken we er wel “even” een rapportje met een paar tabellen en grafieken op. Nu wil ik niet zeggen dat al die methoden en technieken niet van belang zijn, maar goede informatie op een slechte manier weergegeven is net zo min bruikbaar als slechte informatie.

Toen we begonnen met Nova Silva en ons product Oxygen zijn gaan ontwikkelen kwamen we in aanraking met het werk van Stephen Few. Few past alle kennis van psychologie en menselijk waarnemingsvermogen toe om informatie zo effectief mogelijk te kunnen presenteren. Daarin is hij niet de enige en zeker niet de eerste, want grootheden als Edward Tufte gingen hem al voor. Wat wel uitzonderlijk sterk is van Few is dat hij heel praktisch aangeeft hoe je deze technieken kunt toepassen in rapporten.

Mocht je meer willen weten over dit onderwerp, kijk eens op de website van Stephen Few: Perceptual Edge . Of lees een van zijn boeken.

Ben je regelmatig betrokken bij het opstellen of lezen van rapporten, dan mag zijn boek “Show me the Numbers” niet missen op je boekenplank.

Ook in onze green paper kun je meer informatie vinden over dit onderwerp.