Voorkom non-sense KPI’s

Daar was ik: Net afgestudeerd aan de hogeschool en begonnen aan mijn eerste baan. Ik had er enorm veel zin in. Ook had ik het idee dat ik de (zakelijke) wereld wel een beetje snapte. Al vrij snel kwam ik bij uiteenlopende organisaties over de vloer om hen te helpen met rapportages. Maar daar werd ik onderdeel van gesprekken waar ik geen touw aan vast kon knopen.

Mijn eerste reactie was: “mijn opleiding heeft zich met name gericht op techniek en dit is de bedrijfskunde kant”. Dus ben ik op zoek gegaan naar manieren om mijn kennis aan te vullen. Een belangrijke manier was het volgen van een universitaire (part-time) studie bedrijfskunde. Zo werd ik gedurende ruim 3 jaar geïntroduceerd in de wereld van de bedrijfskunde.

De bedrijfskunde studie was zwaar, het was naast een voltijd baan, maar ook een geweldige tijd. Alleen werd het mij tijdens deze studie al duidelijk dat de gesprekken er toch niet duidelijker door werden. Het lijkt er op dat we in ons dagelijks mondelinge taalgebruik termen gebruiken die op vele manieren uit te leggen zijn. Maar op het moment dat we die termen expliciet moeten maken (om er over te kunnen rapporteren), komen we in de knoop. Dan blijkt dat niet iedereen er (exact) hetzelfde onder verstaat.

Vaak komen de termen die verwarring veroorzaken bij het bepalen van KPI’s uit de beschrijvingen van de strategie van de organisatie. Het gaat dan om zaken als: productiviteit, efficiency, kwaliteit, synergie, toegevoegde waarde, etc. (en dan laat ik de Engelse termen nog weg).

Het is juist om de strategie als startpunt te gebruiken voor het bepalen van de KPI’s, maar het klakkeloos overnemen van deze “onduidelijke” termen is het niet. Om de KPI’s ook daadwerkelijk bruikbaar en meetbaar te maken is het noodzakelijk om duidelijk en precies te formuleren.

Stacey Barr geeft, in haar artikel “are you measuring something meaningfull?”, een goed handvat om te komen tot betere definities. Een KPI of meetwaarde is, volgens haar, het bewijs dat een bepaald resultaat behaald is. En bewijs is iets wat gebaseerd is op de fysieke wereld om ons heen, waargenomen met onze zintuigen: zien, horen, voelen, proeven en ruiken. Dus als je een resultaat wilt kunnen meten, beschrijf het dan als wat iemand zou zien/horen/voelen/proeven/ruiken als het resultaat behaald wordt.