Management dashboard: de laatste meters van informatie…

Binnen Supply Chain Management (SCM) is iedereen bekend met het probleem van “de laatste (kilo)meter” of “the last mile”. Naast de nodige wiki-paginas en websites zijn er ontelbare publicaties over het onderwerp te vinden: zoeken in google levert al snel tientallen miljoenen zoekresultaten.

Maar voor ons die niet bekend zijn met het probleem: wat is het eigenlijk? En bovenal: wat heeft het te maken met management dashboards en rapporten?

Kort samengevat gaat “de laatste meter” over de laatste schakel in de keten die het product of de dienst bij de uiteindelijke consument aflevert. Bekende voorbeelden hiervan zijn: het (bij)vullen van de vakken in de supermarkt en het afleveren van een (online) besteld artikel aan je deur. Al beheers je als leverancier alle schakels vóór “de laatste meter” goed, dit kan allemaal teniet gedaan worden als “de laatste meters” niet goed ingericht zijn. Zo kun je de producten op tijd en in juiste hoeveelheden bij de supermarkt afleveren, maar als de vakkenvullers je producten vervolgens niet tijdig (en op de juiste manier) in het vak zetten zal dit je resultaat negatief beïnvloeden.

Het probleem van “de laatste meter” speelt ook bij management dashboards en rapporten. Er wordt buitengewoon veel aandacht besteed aan het verzamelen en integreren van gegevens, maar vervolgens krijgt het ontwerp van het rapport of dashboard relatief weinig aandacht. Maar dit is juist het onderdeel waar de consument de informatie “ervaart”.

Zo zie ik regelmatig zeer professioneel opgezette ICT omgevingen die op een geweldige manier gegevens verzamelen en integreren (bijvoorbeeld data warehouses), maar waar het rapport voor de consument bestaat uit één enkele tabel met ontelbare kolommen (tot ruim 30 kolommen is eerder regelmaat dan uitzondering).

Voor bepaalde toepassingen is een tabel de juiste vorm om gegevens te communiceren. Echter, er zijn meerdere vormen om georganiseerde informatie te communiceren. De drie mogelijke communicatievormen zijn:

  • uitleg / verhalend
  • grafisch
  • tabel

Is het toeval dat veel rapporten alleen uit een tabel bestaan? Mijn gevoel zegt dat we onszelf voor de gek houden met de gedachte: de gevraagde gegevens staan in het rapport of op het dashboard, dus zit ons werk er op. Een tragisch voorbeeld van “operatie geslaagd, patiënt overleden”

We moeten terug naar de basis om zeker te stellen dat de laatste meters van informatie niet het resultaat van al ons werk teniet doen. Begin dus bij het doel (de boodschap) van een rapport of dashboard. Pas daarna is het mogelijk om een keuze te maken voor de juiste combinatie van communicatievormen (verhaal, grafiek en tabel). Hiermee versterkt de laatste meter de voorgaande schakels van verzamelen en integreren, in plaats van ze tegen te werken.