Resultaatgericht hardlopen

Na ruim 2 jaar kwakkelen was het afgelopen weekend eindelijk zover: Ik heb eindelijk weer 5 km kunnen hardlopen in een acceptabele tijd van net geen 29 minuten. Het was nog niet de afstand of snelheid die ik voorheen liep, maar ik heb wel het gevoel dat ik eindelijk weer op de goede weg ben.

Door veelal blessures vanwege overbelasting kon ik de afgelopen twee jaar maar geen trainingsschema volgen om weer 3 keer in de week te lopen. Meestal kwamen de blessures vooral doordat ik sneller wil dan dat mijn knieën aankunnen. De extra kilo’s van de afgelopen 2 jaar helpen ook niet, sterker nog: ze maken het alleen maar erger.

Toch is het nu eindelijk weer gelukt, zodat ik nu weer verder kan werken aan een langere afstand. Maar wat is er nu anders dan de afgelopen periode? Waarom is het nu wel gelukt? Want de omstandigheden zijn er niet beter op geworden (extra kilo’s).

Op de eerste plaats heb ik hulp ingeroepen van experts. Deze experts, de trainers van REactive, hebben mij geweldig geholpen door een doordacht schema op te stellen. Zij hebben gezorgd dat ik niet te hard van stapel liep en rustig de training-intensiteit heb opgebouwd.

Maar er was meer voor nodig. En dit heeft alles te maken met de management dashboards die ik ook in mijn dagelijkse werk tegen kom. Ik ben op verschillende gebieden gegevens gaan verzamelen, van het aantal stappen dat ik per dag zet en mijn hardslag tijdens het trainen tot het aantal broodjes dat ik dagelijks eet. Het bijhouden van dit soort gegevens wordt ook wel genoemd: Quantified self.

Al deze gegevens gaven mij inzicht in de (soms negatieve) bijdragen van mijn gedrag. Maar het structureel meten en feedback krijgen doen meer dan alleen vertellen wat wel en niet werkt. Voor iemand die graag resultaatgericht bezig is motiveert de directe feedback ook enorm. Of zoals Ben Tiggelaar in zijn column schrijft: Maar meten is niet alleen weten. Meten is ook voelen.

Nu kan het zijn dat de conclusie hier is dat we alles dan maar moeten gaan meten. Maar dit gaat mij véél te ver. Zowel in de column van Ben als in een reactie daarop blijkt wel dat het meten van resultaten ook zijn keerzijde kent. Vooral als deze gebruikt worden om de resultaten van een individu te meten (of controleren) slaan we volgens mij door.

Voor het verbeteren van mijn loopresultaten heb ik gegevens over mij als persoon verzameld. Het doel hiervan is om te leren over gedrag om processen te kunnen verbeteren. Als het zou gaan om mij als individu te controleren vervallen alle voordelen. Gebruik dus alleen gegevens en management dashboards om processen te verbeteren, niet om individuen te controleren. Stacey Barr geeft in haar artikel Should you measure individual people’s performance? het nodige om over na te denken.

 

Management dashboard is als een goed gesprek

In het begin van deze blog reeks gaf ik al aan dat een persoon als Stephen Few een belangrijke bron van kennis en inspiratie is. Daarom was ik in december ook blij verrast met het nieuws dat hij naar Nederland zou komen voor een 3-daagse training.

Afgelopen maandag was het eindelijk zover: de eerste trainingsdag van Stephen Few. Iedere dag staat in het teken van één van zijn boeken: op maandag Show me the numbers, dinsdag Information Dashboard Design en op woensdag Now you see it.

Op het moment dat ik dit artikel schrijf (maandagavond) zit de eerste dag er net op. Hij heeft ons vandaag meegenomen op een reis langs de belangrijkste ontwerpbeslissingen om numerieke gegevens te communiceren. Dit komt vooral neer op het effectief inzetten van tabellen en/of grafieken. Dit heeft hij gedaan aan de hand van verschillende voorbeelden van hoe het wel, maar ook hoe het niet moet.

Doordat ik Show me the numbers al een paar keer gelezen heb kwam het meeste me bekend voor. Maar de persoonlijke toelichting en antwoorden op vragen uit de zaal hebben veel nieuwe informatie opgeleverd.

Zo vertelde hij bijvoorbeeld over de conversationele maximes van Paul Grice. De maximes van Grice zijn richtlijnen voor een goed gesprek en we passen deze richtlijnen meestal al toe zonder er bij stil te staan.

De richtlijnen zijn onderverdeeld in 4 categorieën: kwantiteit, kwaliteit, relevantie en stijl.

Bij de kwantiteit is het van belang om je bijdrage aan een gesprek zo informatief mogelijk te maken, maar ook niet meer informatie te delen dan er nodig is om je boodschap over te brengen aan je gesprekspartner.

Bij kwaliteit is het vooral van belang dat je geen dingen vertelt waarvan je weet dat ze niet waar zijn. Of simpel gezegd: niet liegen. Denk er ook aan dat je nooit dingen moet beweren die je niet kunt aantonen.

Relevantie gaat om de functie van de boodschap. De boodschap moet relevant zijn. Wanneer je over een bepaald onderwerp spreekt, kun je niet zomaar over iets geheel anders beginnen.

Stijl gaat over hoe je de boodschap qua taal overbrengt. Vermijdt onduidelijke, vage of dubbelzinnige termen en formulering. Zorg ook dat je formulering bondig en gestructureerd is.

Wanneer er niet aan deze maximes (of richtlijnen) voldaan wordt, kunnen we niet spreken van succesvolle communicatie. Maar dit geldt niet alleen voor een gesprek, maar ook voor het effectief communiceren van numerieke gegevens (lees: effectief rapporteren). Zorg dus dat je management dashboard en rapport informatie toont die:

  • Niet meer zegt dan nodig is;
  • Niet minder zegt dan nodig is;
  • Alleen maar dingen zegt die waar zijn;
  • Alleen maar dingen zegt die bewijsbaar zijn;
  • Gestructureerd is;
  • Niet moeilijk is om te begrijpen;
  • Geen dubbelzinnige betekenis heeft.

Resultaatgerichte bedrijfsvoering is vooral DOEN

Al heeft het e-book ook bij mij een paar jaar geleden zijn intrede gedaan, ik geef in veel gevallen nog steeds de voorkeur aan het traditionele fysieke boek. Het directe gevolg van deze voorkeur is wel dat het aantal boeken dat ik heb al ruim voorbij de capaciteit van mijn boekenkast reikt.

Omdat ook nieuwe aanwinsten een mooie plek verdienen in de kast ontkom ik er niet aan om periodiek de boeken opnieuw te rangschikken. Zo ook vorige week. Ik had zojuist weer een paar mooie exemplaren bemachtigd die ik de komende weken hoop te lezen. Toen viel plotseling mijn oog op het boek “Resultaatgerichte Bedrijfsvoering /RGB” van Tepper en Mulder.

Het is een mooi boek uit een tijd dat de meeste van ons nog nooit gehoord hadden van Performance Management. De inhoud is echter nog zeer actueel. Zo zie ik bijvoorbeeld grote overeenkomsten met de PUMP methodiek van Stacey Barr.

Ik verwacht vaker te verwijzen naar dit boek in deze blog, want de inhoud is een goed hulpmiddel bij het resultaatgericht sturen van organisaties. In dit artikel wil ik mij beperken tot drie punten die mij bij het doorbladeren direct (weer) opvielen.

Op de eerste plaats staat in de inleiding: “lees dit boek niet, maar gebruik de inhoud”. Volgens mij is dit het fundament van alle succesvolle invoeringen van resultaatgerichte bedrijfsvoering: DOEN. Iedere organisatie is uniek, dus er is geen eenduidig recept dat succes garandeert. Om resultaten te halen en verbeteren is het van belang om te experimenteren. Dus zorg voor een goede leidraad (methode of aanpak) en begin.

Tijdens de RGB trainingen van Henk Tepper gebruikte hij altijd een schema om de omgeving van de manager binnen resultaatgerichte bedrijfsvoering te schetsen. Dit schema trok direct weer mijn aandacht toen ik door het boek bladerde. Wellicht dat het schema nu wat gedateerd overkomt, maar het geeft nog steeds exact weer waar het om gaat bij het besturen van processen.

Hoofdstuk 12 van het boek begint met de quote: “Woorden zijn er nu genoeg gewisseld, laat mij eindelijk ook eens daden zien” van J.W. von Goethe.

Daar valt niets meer aan toevoegen: aan de slag!

 

Taart als toetje

Wellicht de bekendste uitspraak van Stephen Few is “Save the pies for dessert”. Het is wel duidelijk dat hij geen fan is van de taartgrafiek, sterker nog: hij adviseert deze niet te gebruiken.

Toch is de taartgrafiek (of cirkeldiagram) een van de populairste grafiektypen die we kennen. Bij het zoeken naar afbeeldingen van management dashboards in Google komt de taartgrafiek dan ook zeer vaak voor. Verder zijn we ook zeer gehecht aan de taartgrafiek. De taartgrafiek is tijdens onze workshop effectief rapporteren een belangrijke aanleiding voor uitvoerige discussies. Op zich is dat ook niet vreemd, want de taartgrafiek geeft als beste een deel-geheel relatie weer. Sterker nog: we hebben allemaal op school geleerd hoe we een taart, koekje of pizza moeten verdelen.

Vanwege deze populariteit en de kracht van het weergeven van een deel-geheel relatie zijn er ook genoeg experts in gegevensvisualisatie die wel gebruik maken van de taartgrafiek. Zo beschrijven onder andere Nathan Yau, Dona Wong en Jorge Camoes hoe je dit grafiektype het beste kunt gebruiken. Samengevat komt hun advies op het volgende neer:

  • Gebruik nooit 3D:
    zoals geldt voor alle grafiektypen maakt het 3D effect het zeer moeilijk om de waarden te vergelijken;
  • Vermijdt het gebruik van een legenda:
    door het gebruik van een legenda moet de gebruiker telkens heen en weer gaan tussen de grafiek en de legenda;
  • Maximaal 5 taartpunten:
    bij meer dat 5 wordt de grafiek niet meer goed leesbaar;
  • Sorteer de taartpunten:
    sorteer de taartpunten van groot naar klein en begin altijd bovenaan (12:00 uur) met het grootste taartpunt;
  • Gebruik geen taartgrafiek als je meerdere taartgrafieken met elkaar moet vergelijken:
    het vergelijken van de punten binnen één grafiek is vaak al lastig, maar tussen verschillende grafieken bijna ondoenlijk;

Bij Nova Silva volgen wij zoveel mogelijk de adviezen van Stephen Few. Zo vermijden wij in zowel onze Oxygen implementaties als management dashboard ontwerpen het gebruik van taartgrafieken.

 

Moeder aller KPI’s

In een eerder artikel (5 mooie KPI’s alstublieft) ben ik al ingegaan op het belang van zelf KPI’s bepalen. Je moet KPI’s bepalen op basis van je (organisatie-) doelstellingen. Wat je zeker niet moet doen is KPI’s van een website overnemen of uit een boek halen.

Een goed hulpmiddel bij het bepalen van de juiste KPI’s is de PUMP methode. In een aantal, op PUMP gebaseerde, werksessies bepalen wij gezamenlijk met onze klant de benodigde KPI’s.

Tijdens één van die sessies kwam een deelnemer met het voorstel om het aantal KPI’s terug te brengen. Dit is op zich een redelijk verzoek, want in de meeste organisaties zijn er veel te veel KPI’s. Alleen ging deze persoon nog een stap verder: alles terugbrengen tot één enkele KPI. Het voorstel was om alle onderliggende meetwaarden (PI’s) samen te vatten met behulp van wegingsfactoren om zo te komen tot de “Moeder aller KPI’s”. Bijvoorbeeld: we hebben 3 meetwaarden (a, b en c) die we met wegingsfactoren optellen naar één KPI: 0,3a + 0,1b + 0,6c = KPI.

Het idee is zeker niet nieuw. Zo schreef bijvoorbeeld Eric Peterson al in 2007 over zijn Engagement Metric: één samengestelde KPI voor online gebruikersinteractie.

Het idee van één enkele KPI klinkt heel aantrekkelijk, maar heeft ook grote nadelen. De belangrijkste heeft Stacey Barr uiteengezet in haar artikel “3 good reasons to avoid indexes and scores”:

  • Je verliest focus;
    Resultaatgerichte bedrijfsvoering gaat niet om zoveel mogelijk meten. Het gaat om het meten van die zaken die je moet, kunt en wilt verbeteren.
  • De werkelijke signalen komen niet goed door;
    Doordat de KPI is samengesteld kan een stijging van één meetwaarde de daling van een andere meetwaarde teniet doen of afzwakken.
  • Tastbare resultaten raken uit zicht.
    Een verandering van de waarde van deze samengestelde meetwaarde geeft niet aan wat er gebeurd is (of wat er moet gebeuren), omdat er geen directe relatie bestaat met de werkelijkheid.

Vermijdt dus te allen tijde samengestelde KPI’s en hanteer de checklist van Stacey Barr om te komen tot excellente meetwaarden.