Management dashboard is als een goed gesprek

In het begin van deze blog reeks gaf ik al aan dat een persoon als Stephen Few een belangrijke bron van kennis en inspiratie is. Daarom was ik in december ook blij verrast met het nieuws dat hij naar Nederland zou komen voor een 3-daagse training.

Afgelopen maandag was het eindelijk zover: de eerste trainingsdag van Stephen Few. Iedere dag staat in het teken van één van zijn boeken: op maandag Show me the numbers, dinsdag Information Dashboard Design en op woensdag Now you see it.

Op het moment dat ik dit artikel schrijf (maandagavond) zit de eerste dag er net op. Hij heeft ons vandaag meegenomen op een reis langs de belangrijkste ontwerpbeslissingen om numerieke gegevens te communiceren. Dit komt vooral neer op het effectief inzetten van tabellen en/of grafieken. Dit heeft hij gedaan aan de hand van verschillende voorbeelden van hoe het wel, maar ook hoe het niet moet.

Doordat ik Show me the numbers al een paar keer gelezen heb kwam het meeste me bekend voor. Maar de persoonlijke toelichting en antwoorden op vragen uit de zaal hebben veel nieuwe informatie opgeleverd.

Zo vertelde hij bijvoorbeeld over de conversationele maximes van Paul Grice. De maximes van Grice zijn richtlijnen voor een goed gesprek en we passen deze richtlijnen meestal al toe zonder er bij stil te staan.

De richtlijnen zijn onderverdeeld in 4 categorieën: kwantiteit, kwaliteit, relevantie en stijl.

Bij de kwantiteit is het van belang om je bijdrage aan een gesprek zo informatief mogelijk te maken, maar ook niet meer informatie te delen dan er nodig is om je boodschap over te brengen aan je gesprekspartner.

Bij kwaliteit is het vooral van belang dat je geen dingen vertelt waarvan je weet dat ze niet waar zijn. Of simpel gezegd: niet liegen. Denk er ook aan dat je nooit dingen moet beweren die je niet kunt aantonen.

Relevantie gaat om de functie van de boodschap. De boodschap moet relevant zijn. Wanneer je over een bepaald onderwerp spreekt, kun je niet zomaar over iets geheel anders beginnen.

Stijl gaat over hoe je de boodschap qua taal overbrengt. Vermijdt onduidelijke, vage of dubbelzinnige termen en formulering. Zorg ook dat je formulering bondig en gestructureerd is.

Wanneer er niet aan deze maximes (of richtlijnen) voldaan wordt, kunnen we niet spreken van succesvolle communicatie. Maar dit geldt niet alleen voor een gesprek, maar ook voor het effectief communiceren van numerieke gegevens (lees: effectief rapporteren). Zorg dus dat je management dashboard en rapport informatie toont die:

  • Niet meer zegt dan nodig is;
  • Niet minder zegt dan nodig is;
  • Alleen maar dingen zegt die waar zijn;
  • Alleen maar dingen zegt die bewijsbaar zijn;
  • Gestructureerd is;
  • Niet moeilijk is om te begrijpen;
  • Geen dubbelzinnige betekenis heeft.