Berichten

Een goede KPI begint met een goede definitie

Vorige week schreef ik al over het ontwerpen van een meetwaarde of KPI. Nu is de volgende stap om het ontwerp verder uit te gaan werken in een KPI definitie. Ook dit wordt binnen de PuMP methode ondersteund met een duidelijke aanpak.

Een onderdeel van de aanpak is het beschrijven van de KPI definitie op een groot aantal punten. De punten zijn op zichzelf niet wereldschokkend, maar ik vindt het altijd prettig om ze allemaal zo bij elkaar te hebben. Een ander groot voordeel van deze manier van werken is dat iedereen betrokken wordt bij het grondig uitwerken van de KPI’s. De belangrijkste redenen om deze structuur te hanteren is om te voorkomen dat we (verkeerde) aannames doen over berekening, interpretatie en gebruik van de KPI.

Probeer dus voor iedere KPI definitie de volgende punten in te vullen:

  • Naam: geef de KPI een unieke, betekenisvolle naam in exacte bewoording. Gebruik waar mogelijk bekende terminologie, maar vermijd jargon. Ongeveer 3 woorden is optimaal.
  • Beschrijving: beschrijf het resultaat waarvan de KPI het bewijs levert. Gebruik heldere en eenvoudige taal, zodat iedereen in de organisatie het kan begrijpen.
  • Belang: beschrijf de vragen die deze KPI beantwoord en de beslissingen die het kan ondersteunen
  • Waar past het? – Niveau: het niveau waarvoor deze KPI van toepassing is: strategisch, tactisch of operationeel.
  • Waar past het? – Doel: het resultaatgebied waarvoor deze KPI een bewijs is.
  • Waar past het? – Relatie: de verhouding van deze meetwaarde met andere meetwaarden, zo kan deze bijvoorbeeld afhankelijk zijn van een meetwaarde op een hoger niveau.
  • Waar past het? – Proces: beschrijf de processen waaraan deze KPI gerelateerd is. Het kan een KPI zijn van het proces resultaat; het proces zelf of van de ontwikkeling/verbetering van het proces.
  • Berekening – Formule: een formule die exact en eenduidig weergeeft hoe deze KPI berekent wordt.
  • Berekening – Frequentie: de frequentie waarin deze KPI berekent wordt: dagelijks, wekelijks, maandelijks, etc.
  • Berekening – Scope: beschrijf de grenzen van de KPI berekening, bv: welke steekproef(omvang), specifieke geografische dekking, klant segmenten of productgroepen.
  • Berekening – Gegevens: beschrijf elk gegeven dat nodig is om deze berekening uit te kunnen voeren. Dit zijn zowel onderdelen van de formule, de frequentie als de scope.
  • Presentatie – Type vergelijk: in wat voor een type vergelijk wordt deze KPI gebruikt: absoluut (vergelijk van twee of meerdere absolute waarden), trend (ontwikkeling van de waarde in de tijd), relatief (vergelijk met een andere KPI) en correlatie (bepalen van de kracht van de relatie tussen twee KPI’s).
  • Presentatie – Methode: het type visualisatie om de KPI te tonen: tabel, lijngrafiek, staafgrafiek, bullet chart, control chart, histogram, etc
  • Presentatie – Frequentie: hoe vaak willen de gebruikers deze KPI bekijken? Dit hoeft niet het zelfde te zijn als de frequentie van de berekening, maar is vrijwel nooit vaker (dan verandert er namelijk niets)
  • Reactie: beschrijf verschillende mogelijke uitkomsten (snelle stijging/daling, onder/boven doelstelling, etc) en welke reactie daarop dan zou moeten volgen.
  • Prestatie eigenaar: de persoon of personen die het resultaat van deze KPI volgen, de oorzaken van veranderingen kunnen doorgronden en (indien nodig) acties ondernemen (reageren).
  • Definitie eigenaar: de persoon of personen die de definitie van de KPI beheren en onderhouden.

Hebben jullie al deze punten behandeld bij jullie KPI’s? Zijn er nog punten die jullie missen?

Een punt dat wij vaak tegenkomen bij het ontwikkelen van onze dashboards is de presentatie van de detail gegevens. Met andere woorden: welke gegevens en vormgeving wil je zien als je een “drill down” uitvoert op een KPI.

Tenslotte heb ik hier een fictief voorbeeld bijgevoegd van een KPI definitie. Wellicht dat het kan helpen bij het maken van je eigen KPI definities.

Dashboard waar de vonken vanaf vliegen

Op vrijwel ieder management dashboard dat wij ontwerpen staat een grafiektype dat zo klein en subtiel is dat je het bijna over het hoofd zou zien. Echter, ondanks haar omvang is dit grafiektype van onschatbare waarde voor ieder dashboard. Het gaat hier om de zogenaamde sparkline.

De term sparkline is in 2004 door Edward Tufte geïntroduceerd. Zijn bedoeling was om de gegevensvisualisatie niet langer uitsluitend te tonen in een grafiek op een afgezonderde plaats op de pagina of het scherm. Hij wilde de gegevensvisualisatie daar plaatsen waar ook de bijbehorende woorden en getallen staan. Samengevat is een sparkline een eenvoudige en compacte visualisatie, rijk aan gegevens met de omvang van een woord.

Ook op het management dashboard vervult de sparkline een belangrijke functie. Vooral bij het afbeelden van KPI resultaten. Meestal is alleen het huidige resultaat van een KPI niet voldoende, maar is het ook nodig om eerdere resultaten inzichtelijk te maken (historie). Voordat je het weet past je management dashboard niet meer op één scherm of pagina als je voor iedere KPI een grafiek moet toevoegen, waardoor het dashboard zijn functie (overzicht) verliest. Dit is precies waar de sparkline kan helpen.

Vaak zie ik nog dashboards waarbij de historie wordt samengevat met een enkele pijl. Hierbij verliezen we echter een hoop waardevolle gegevens. Op de plaats van de pijl kunnen we ook een sparkline kwijt, waardoor de hoeveelheid informatie direct toeneemt zonder meer plaats te kosten.

Net als bij een gewone lijngrafiek is het ook bij de sparkline de vraag of een afwijking normaal is (natuurlijke variantie) of bijzonder (het echte signaal). Hier schreef ik al eerder over in het artikel Vertrouwen in uw management dashboard is goed, maar controle is beter.

Vandaar dat Stacey Barr in haar laatste artikel de sparkline en controlchart combineert tot smartlines.

Met haar smartlines weet Stacey nog meer bruikbare informatie te stoppen in een klein gebied. Ik weet alleen nog niet of de smartline op korte termijn op onze dashboards moet verschijnen. Ik ben benieuwd naar jullie mening over de smartlines van Stacey. Laat een bericht achter op onze Linkedin pagina.

 

Management dashboard: zonder meters meer meters maken

Als je binnen google-afbeeldingen de zoekwoorden “management dashboard” gebruikt springen de meters je tegemoet. Blijkbaar gebruiken we niet alleen de analogie van een dashboard, maar hergebruiken we ook de exacte visualisaties zoals de (snelheids)meter.

Het voordeel van het doorvoeren van een analogie is dat de meeste mensen direct begrijpen hoe ze de informatie moeten decoderen (lees: interpreteren). Echter, om het effectief te kunnen gebruiken moeten we ook kijken naar de eigenschappen van de gekozen visualisatie en bepalen of deze eigenschappen passen bij onze toepassing in een management dashboard.

Het doel van bijvoorbeeld de snelheidsmeter in een auto is dat de bestuurder met minimale inspanning, binnen een seconde, kan vaststellen met welke snelheid de auto zich op dat moment voortbeweegt. Daarnaast kan de bestuurder zien aan de beweging van de naald wat de versnelling/vertraging van het voertuig is. Aangezien we zo veel mogelijk tijd op de weg en het verkeer om ons heen moeten letten is de snelheidsmeter ook groot uitgevoerd en centraal geplaatst op ons dashboard.

Meestal bestaat de basis van het dashboard uit niet veel meer dan een indicatie van de snelheid, hoeveelheid brandstof en temperatuur van de motor. In combinatie met onze waarneming van de omgeving is dit voldoende om een auto te kunnen besturen. Het gaat dus om een zeer beperkte hoeveelheid indicatoren om een specifieke operationele taak (lees: auto rijden) uit te kunnen voeren

Echter, bij een management dashboard gaat het meestal om meer dan 3 indicatoren en niet ter ondersteuning van slechts één specifieke operationele taak. Het gaat meer om inzicht te verkrijgen in wat er in, om en met een proces/organisatie (is) gebeurt. We hebben dus meestal meer indicatoren, meer historische context en ook meer tijd om ze de bekijken.

Een meter is eigenlijk geen goede visualisatie voor een management dashboard, doordat:

  • De meter te veel ruimte in beslag neemt om leesbaar te zijn;
  • Vergelijken van resultaten tussen verschillende meters moeizaam gaat;
  • Geen ruimte is voor extra (historische) context.

Vandaar dat Stephen Few de zogenaamde Bullet Graph heeft ontwikkeld. Deze grafiekvorm vraagt wel enige uitleg om te begrijpen, maar is wel de oplossing voor de eerder genoemde bezwaren:

  • Neemt weinig ruimte in beslag;
  • Vergelijken van resultaten tussen verschillende meters is eenvoudig;
  • (Historische) context kan eenvoudig worden toegevoegd.

Stephen Few heeft een uitgebreide specificatie opgesteld van hoe dit grafiektype werkt en waar het uit bestaat. Kort samengevat komt het op het volgende neer:

  • Een tekstlabel met de naam van de meetwaarde;
  • Een kwantitatieve schaal;
  • De primaire meetwaarde (hier: zwarte balk);
  • De secundaire meetwaarden (een of meerdere waarden waarmee de primaire vergeleken wordt; hier zwarte lijn);
  • De kwalitatieve schaal (hier: grijstinten op de achtergrond).

Door het toepassen van de bullet graph kunnen we meer informatie kwijt, welke eenvoudiger en sneller te verwerken is. Het toevoegen van een zogenaamde sparkline maakt het plaatje compleet. Zorg dus dat je management dashboard meer meters maakt door geen meters te gebruiken.