Berichten

Eindelijk antwoorden op die lastige KPI vragen

Ook de workshop in mei was een geweldig succes.Stacey Barr heeft weer een geweldige groep deelnemers kunnen inspireren om te komen to betere KPI’s.

Tijdens de implementatie van je KPI’s komen er onvermijdelijk vragen naar voren die je nog niet hebt kunnen stellen. Zo heeft Stacey in 2013 ruim 1200 vragen verzameld en verwerkt in een viertal webinars.

Geweldig materiaal voor iedereen die betrokken is bij het opstellen en implementeren van KPI’s, of je nu wel of (nog) niet hebt deelgenomen aan haar PuMP workshop. Iedereen is welkom om deel te nemen aan deze webinars en van haar zelf te horen hoe je KPI’s kunt verbeteren.

Deelname aan de vier webinars kost slechts een uur van je ochtend (van 9:00 tot 10:00 per webinar), dus aarzel niet en SCHRIJF JE NU IN voor:

  • woensdag 8 oktober:The Top 5 KPI Questions Strategy & Performance Professionals Ask Most – And The Critical One to Answer First;
  • woensdag 15 oktober:The 3 Hottest Tips to Find Meaningful and Measurable KPIs for Your Strategy (or Any Result That Matters);
  • woensdag 22 oktober:The 5 Essential Design Inputs For Actionable Performance Reports that WOW Decision-Makers;
  • donderdag 29 oktober:The 2 most powerful habits to master to boost the size, speed & stickiness of performance improvement.

Ik kijk er nu al weer naar uit, dus SCHRIJF JE IN voor één off meerdere sessies en verbeter je KPI’s!

KPI vragen? Tijd voor antwoorden!

De reacties op de KPI workshop (PuMP) in November waren geweldig: alle deelnemers deelden het enthiousiasme van Stacey Barr over het opstellen van bruikbare KPI’s.

Tijdens de implementatie van je KPI’s komen er onvermijdelijk vragen naar voren die je nog niet hebt kunnen stellen. Zo heeft Stacey in 2013 ruim 1200 vragen verzameld en verwerkt in een viertal webinars.

Geweldig materiaal voor iedereen die betrokken is bij het opstellen en implementeren van KPI’s, of je nu wel of (nog) niet hebt deelgenomen aan haar PuMP workshop. Iedereen is welkom om deel te nemen aan deze webinars en van haar zelf te horen hoe je KPI’s kunt verbeteren.

Deelname aan de vier webinars kost slechts een uur van je ochtend (van 10:00 tot 11:00 per webinar), dus aarzel niet en SCHRIJF JE NU IN voor:

  • woensdag 2 april:The top 5 KPI questions startegy & performance professionals ask most;
  • donderdag 3 april:The 3 hottest tips to find meaningful and measurable KPI’s for your strategy;
  • woensdag 9 april:The 5 essential design inputs for actionable performance reports that WOW decision makers;
  • donderdag 10 april:The 2 most powerful habits to master to boost the size, speed & stickiness of performance improvement.

Ik kijk er nu al naar uit, dus SCHRIJF JE IN voor één off meerdere sessies en verbeter je KPI’s!

De KPI is dood, lang leve de KPI

Het is de laatste tijd wat rustig geweest op onze blog, maar niet omdat we stil hebben gezeten. We zijn met verschillende spannende zaken bezig, waar we hopelijk binnenkort meer over kunnen vertellen.

Een van de dingen waar we al een lange tijd (5 mooie KPI’s alstublieft…) mee rondlopen is het organiseren van een workshop op het gebied Performance Measures of Key Performance Indicators (KPI). Dan bedoel ik niet zomaar een workshop, maar een workshop verzorgd door dé beste performance measure expert: Stacey Barr.

Het is de hoogste tijd dat we eindelijk afrekenen met al die vage, onbruikbare en betekenisloze KPI’s. Hoe kun je nu eindelijk bruikbare en heldere KPI’s identificeren, definiëren en gebruiken? En als je deze KPI’s dan hebt, hoe zorg je dat deze ook werkelijk gebruikt worden binnen je organisatie en je helpen bij het verbeteren van je resultaat?

Het antwoord op al deze vragen is het bijwonen van de Performance Measurement Blueprint Workshop van Stacey Barr. Nu was het enige nadeel dat je hiervoor meestal ver moest reizen (naar Australie of de VS). Dit hebben we voor je opgelost door Stacey uit te nodigen voor een training hier in Nederland. Ze zal haar tweedaagse workshop op woensdag 27 en donderdag 28 november verzorgen in Utrecht.

Om zeker te zijn dat het ook daadwerkelijk een workshop wordt, waar de deelnemers ook actief aan de slag kunnen met haar methode, hebben we maar een beperkt aantal plaatsen beschikbaar. Zorg dus dat je jouw plaats zeker stelt door je zo snel mogelijk hier in te schijven.

Meer informatie over de workshop kun je lezen in onze flyer of op de website van Stacey Barr.

Mocht je vragen of opmerkingen hebben over de workshop, aarzel dan niet om deze te stellen op: workshop@novasilva.com.

 

KPI’s zijn niets, KPI’s opstellen is alles

Al eerder heb ik mijn verbazing uitgesproken over hoe door veel organisaties KPI’s worden bepaald. Blijkbaar is het niet nodig om ons te concentreren op echt belangrijke zaken, maar rommelen we liever aan met marginale (vaak operationele) activiteiten doordat we niet weten wat belangrijk is.

Wellicht dat je nu denkt: waar heeft hij het over?

Vorige week vertelde ik aan een groep managers over de PuMP methode van Stacey Barr. Aan het einde van dat gesprek kwam toch weer die vraag: “Hebben jullie niet een lijst van standaard KPI’s voor onze bedrijfstak?”

Naast eerder genoemde nadelen (5 mooie KPI’s alstublieft…) zit er nog een andere grote vergissing achter deze vraag: het gaat namelijk helemaal niet om de KPI’s.

Een organisatie heeft doelen die ze behalen wil. Een KPI is slechts een hulpmiddel en bovendien alleen maar de uitkomst van een leerzaam proces.

Bij het opstellen van je KPI’s worden al je aannames opnieuw getoetst: wat willen we eigenlijk bereiken en wat doen we om deze doelen te verwezenlijken? Het doorlopen van dit proces is veel belangrijker dan de uiteindelijke uitkomst: de KPI.

Een goed hulpmiddel bij dit proces is het zogenaamde results-mapping. Results-mapping helpt een organisatie niet alleen bij het bepalen welke resultaten van belang zijn, maar ook bij het begrijpen waarom het belangrijk is deze resultaten te bewaken.

In de middelste cirkel gaat het over de resultaten voor alle belanghebbenden (stakeholders). Met andere woorden: wat ervaren klanten, medewerkers, aandeelhouders, omgeving, etc als de organisatie zijn doelen bereikt. Deze resultaten zijn het beste bewijs dat een organisatie (op lange termijn) succesvol is.

Om dit te illustreren een voorbeeld van een brandweer organisatie. Deze heeft in de middelste cirkel onder andere een resultaat als: minder doden veroorzaakt door brand.

De volgende cirkel gaat meer over de middellange termijn. Vaak zijn dit de resultaten als gevolg van de strategie van een organisatie. Dit zijn dus de resultaten die aangeven dat de gekozen strategie succesvol is. Voor de brandweer zijn dit bijvoorbeeld resultaten als: branden worden voorkomen.

Vervolgens gaat de blauwe cirkel over de resultaten van de belangrijkste (end-to-end) processen. Bij de brandweer kunnen dit dus zaken zijn als: alle huizen hebben een rookalarm.

De buitenste cirkel zijn de resultaten van de belangrijkste activiteiten. Bij de brandweer is dit bijvoorbeeld: onze veiligheidsboodschappen worden begrepen door de gemeenschap.

Bij het opstellen van de result-map gaat het dus niet om de KPI’s, maar om de resultaten die je wilt behalen. Pas nadat de result-map helemaal is uitgewerkt is het tijd om te gaan zoeken naar de bijbehorende KPI’s.

Het doorlopen van deze stappen kost tijd, dat is waar. Echter, het klakkeloos overnemen van KPI’s van een ander kost nog veel meer. Voor het opstellen van je KPI’s geldt precies hetzelfde als voor het opstellen van je strategie: dat moet je zelf doen en zeker niet uitbesteden.

 

Resultaatgerichte bedrijfsvoering is vooral DOEN

Al heeft het e-book ook bij mij een paar jaar geleden zijn intrede gedaan, ik geef in veel gevallen nog steeds de voorkeur aan het traditionele fysieke boek. Het directe gevolg van deze voorkeur is wel dat het aantal boeken dat ik heb al ruim voorbij de capaciteit van mijn boekenkast reikt.

Omdat ook nieuwe aanwinsten een mooie plek verdienen in de kast ontkom ik er niet aan om periodiek de boeken opnieuw te rangschikken. Zo ook vorige week. Ik had zojuist weer een paar mooie exemplaren bemachtigd die ik de komende weken hoop te lezen. Toen viel plotseling mijn oog op het boek “Resultaatgerichte Bedrijfsvoering /RGB” van Tepper en Mulder.

Het is een mooi boek uit een tijd dat de meeste van ons nog nooit gehoord hadden van Performance Management. De inhoud is echter nog zeer actueel. Zo zie ik bijvoorbeeld grote overeenkomsten met de PUMP methodiek van Stacey Barr.

Ik verwacht vaker te verwijzen naar dit boek in deze blog, want de inhoud is een goed hulpmiddel bij het resultaatgericht sturen van organisaties. In dit artikel wil ik mij beperken tot drie punten die mij bij het doorbladeren direct (weer) opvielen.

Op de eerste plaats staat in de inleiding: “lees dit boek niet, maar gebruik de inhoud”. Volgens mij is dit het fundament van alle succesvolle invoeringen van resultaatgerichte bedrijfsvoering: DOEN. Iedere organisatie is uniek, dus er is geen eenduidig recept dat succes garandeert. Om resultaten te halen en verbeteren is het van belang om te experimenteren. Dus zorg voor een goede leidraad (methode of aanpak) en begin.

Tijdens de RGB trainingen van Henk Tepper gebruikte hij altijd een schema om de omgeving van de manager binnen resultaatgerichte bedrijfsvoering te schetsen. Dit schema trok direct weer mijn aandacht toen ik door het boek bladerde. Wellicht dat het schema nu wat gedateerd overkomt, maar het geeft nog steeds exact weer waar het om gaat bij het besturen van processen.

Hoofdstuk 12 van het boek begint met de quote: “Woorden zijn er nu genoeg gewisseld, laat mij eindelijk ook eens daden zien” van J.W. von Goethe.

Daar valt niets meer aan toevoegen: aan de slag!

 

Moeder aller KPI’s

In een eerder artikel (5 mooie KPI’s alstublieft) ben ik al ingegaan op het belang van zelf KPI’s bepalen. Je moet KPI’s bepalen op basis van je (organisatie-) doelstellingen. Wat je zeker niet moet doen is KPI’s van een website overnemen of uit een boek halen.

Een goed hulpmiddel bij het bepalen van de juiste KPI’s is de PUMP methode. In een aantal, op PUMP gebaseerde, werksessies bepalen wij gezamenlijk met onze klant de benodigde KPI’s.

Tijdens één van die sessies kwam een deelnemer met het voorstel om het aantal KPI’s terug te brengen. Dit is op zich een redelijk verzoek, want in de meeste organisaties zijn er veel te veel KPI’s. Alleen ging deze persoon nog een stap verder: alles terugbrengen tot één enkele KPI. Het voorstel was om alle onderliggende meetwaarden (PI’s) samen te vatten met behulp van wegingsfactoren om zo te komen tot de “Moeder aller KPI’s”. Bijvoorbeeld: we hebben 3 meetwaarden (a, b en c) die we met wegingsfactoren optellen naar één KPI: 0,3a + 0,1b + 0,6c = KPI.

Het idee is zeker niet nieuw. Zo schreef bijvoorbeeld Eric Peterson al in 2007 over zijn Engagement Metric: één samengestelde KPI voor online gebruikersinteractie.

Het idee van één enkele KPI klinkt heel aantrekkelijk, maar heeft ook grote nadelen. De belangrijkste heeft Stacey Barr uiteengezet in haar artikel “3 good reasons to avoid indexes and scores”:

  • Je verliest focus;
    Resultaatgerichte bedrijfsvoering gaat niet om zoveel mogelijk meten. Het gaat om het meten van die zaken die je moet, kunt en wilt verbeteren.
  • De werkelijke signalen komen niet goed door;
    Doordat de KPI is samengesteld kan een stijging van één meetwaarde de daling van een andere meetwaarde teniet doen of afzwakken.
  • Tastbare resultaten raken uit zicht.
    Een verandering van de waarde van deze samengestelde meetwaarde geeft niet aan wat er gebeurd is (of wat er moet gebeuren), omdat er geen directe relatie bestaat met de werkelijkheid.

Vermijdt dus te allen tijde samengestelde KPI’s en hanteer de checklist van Stacey Barr om te komen tot excellente meetwaarden.

Voorkom non-sense KPI’s

Daar was ik: Net afgestudeerd aan de hogeschool en begonnen aan mijn eerste baan. Ik had er enorm veel zin in. Ook had ik het idee dat ik de (zakelijke) wereld wel een beetje snapte. Al vrij snel kwam ik bij uiteenlopende organisaties over de vloer om hen te helpen met rapportages. Maar daar werd ik onderdeel van gesprekken waar ik geen touw aan vast kon knopen.

Mijn eerste reactie was: “mijn opleiding heeft zich met name gericht op techniek en dit is de bedrijfskunde kant”. Dus ben ik op zoek gegaan naar manieren om mijn kennis aan te vullen. Een belangrijke manier was het volgen van een universitaire (part-time) studie bedrijfskunde. Zo werd ik gedurende ruim 3 jaar geïntroduceerd in de wereld van de bedrijfskunde.

De bedrijfskunde studie was zwaar, het was naast een voltijd baan, maar ook een geweldige tijd. Alleen werd het mij tijdens deze studie al duidelijk dat de gesprekken er toch niet duidelijker door werden. Het lijkt er op dat we in ons dagelijks mondelinge taalgebruik termen gebruiken die op vele manieren uit te leggen zijn. Maar op het moment dat we die termen expliciet moeten maken (om er over te kunnen rapporteren), komen we in de knoop. Dan blijkt dat niet iedereen er (exact) hetzelfde onder verstaat.

Vaak komen de termen die verwarring veroorzaken bij het bepalen van KPI’s uit de beschrijvingen van de strategie van de organisatie. Het gaat dan om zaken als: productiviteit, efficiency, kwaliteit, synergie, toegevoegde waarde, etc. (en dan laat ik de Engelse termen nog weg).

Het is juist om de strategie als startpunt te gebruiken voor het bepalen van de KPI’s, maar het klakkeloos overnemen van deze “onduidelijke” termen is het niet. Om de KPI’s ook daadwerkelijk bruikbaar en meetbaar te maken is het noodzakelijk om duidelijk en precies te formuleren.

Stacey Barr geeft, in haar artikel “are you measuring something meaningfull?”, een goed handvat om te komen tot betere definities. Een KPI of meetwaarde is, volgens haar, het bewijs dat een bepaald resultaat behaald is. En bewijs is iets wat gebaseerd is op de fysieke wereld om ons heen, waargenomen met onze zintuigen: zien, horen, voelen, proeven en ruiken. Dus als je een resultaat wilt kunnen meten, beschrijf het dan als wat iemand zou zien/horen/voelen/proeven/ruiken als het resultaat behaald wordt.

 

5 mooie KPI’s alstublieft…

Het komt regelmatig voor dat ik de vraag krijg: “welke prestatie indicatoren (KPI’s) heb je voor ons?”. Meestal is het meer dan deze vraag alleen en ontstaat het uit eerdere initiatieven om KPI’s te bepalen. Maar hoe bepaal je nu goede KPI’s?

Zo zijn er die KPI’s bepalen door een brainstorm sessie te organiseren. Het nadeel van deze aanpak is dat er meestal veel te veel KPI’s uit komen en dat ook veel van KPI’s niet (goed) meetbaar zijn.

Anderen worden geleid door benchmarking. Er worden KPI’s overgenomen van anderen om zo te kunnen vergelijken (“hoe goed doen we het vergeleken met…?”). Jammer dat we daar eigenlijk de prestatie van andermans strategie meten en dat eenduidige definities van de KPI’s missen.

Dan is er altijd nog de mogelijkheid om de KPI’s te bepalen aan de hand van beschikbare gegevens in de organisatie. Alleen krijg je hiermee meestal niet de KPI’s die je echt nodig hebt.

Wat werkt er dan wel? Begin eerst met het kijken naar de doelen en afgeleide strategieën. Uiteindelijk is het de bedoeling dat de KPI’s een indruk geven waar we staan in het bereiken van onze doelen en hoe goed de strategieën werken. Dit klinkt als een triviale stap, maar helaas wordt deze regelmatig overgeslagen.

Verder is het zo dat deze aanpak er voor zorgt dat doelstellingen en strategieën kritisch beoordeeld worden. Dit kan ook betekenen dat deze aangepast moeten worden.

Dit artikel is gebaseerd op Stacey Barr’s Performance Measure Blueprint training programma. In dit programma geeft ze praktische tips over hoe KPI’s succesvol afgeleid moeten worden. En misschien nog belangrijker: hoe ze geaccepteerd te krijgen door alle betrokkenen. Mocht je de kans hebben om deel te nemen aan haar training programma, aarzel dan niet. Voor de rest van ons die niet even naar Australië kunnen vliegen: er is ook een CD versie van de training beschikbaar op haar site: http://www.staceybarr.com/